Vorbereitung auf die Salesforce-Implementierung

 

Warum sollte man sich auf eine Salesforce-Implementierung vorbereiten?

Die meisten Unternehmen, die sich für Salesforce entscheiden, haben komplexe Prozesse innerhalb ihrer Organisation und wenden sich an diese Lösung, um Ordnung zu schaffen und die Abläufe zu rationalisieren. Leider unterschätzen sie oft den Aufwand, der für eine gute Implementierung erforderlich ist. 

Viele glauben, dass CRM einfach nur eine weitere Softwarelösung ist - man kauft ein Abonnement, installiert die Anwendung, richtet ein paar Integrationen ein, und alles wird auf magische Weise besser. 

In Wirklichkeit ist CRM eine Geschäftsstrategie, bei der Menschen, Prozesse und Technologie zusammenarbeiten. Ohne eine klare Vision, die richtige Koordination, umfassende Schulung und Unterstützung wird Ihr Team bei der Einführung Schwierigkeiten haben.

Vorbereitung ist ein Muss, um sicherzustellen, dass jeder das Vertrauen und die Kenntnisse hat, die für den Erfolg erforderlich sind.

10 Überlegungen vor der Implementierung von Salesforce

Auf der Grundlage unserer Erfahrungen aus verschiedenen B2B- und B2C-Implementierungsprojekten haben wir zehn Faktoren ermittelt, die jedes Unternehmen, das Salesforce CRM implementieren möchte, berücksichtigen sollte.

1. Definieren Sie Ihr Geschäftsmodell  

Damit Ihre Go-to-Market-Strategie wirksam ist, sollten Sie den Marktansatz Ihres Unternehmens kennen, einschliesslich Ihrer Zielgruppe und deren Kaufverhalten. Bevor Sie ein System implementieren, sollten Sie die wichtigsten Merkmale Ihres Unternehmens dokumentieren und validieren.  

Die Beantwortung dieser Fragen erfüllt zwei wichtige Funktionen:  

• Sie hilft bei der Bestimmung der notwendigen Funktionalitäten, die aktiviert werden müssen.  
• Sie garantiert die optimale Konfiguration und Nutzung der Komponenten in Salesforce.  

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Dokumentation Ihres Geschäftsmodells:  

1. Ermitteln Sie die demografische Zusammensetzung Ihrer Kunden.  
2. Ermitteln Sie die Städte und Regionen, in denen Ihre Kunden ansässig sind.  
3. Definieren Sie den Hauptberuf oder die Haupttätigkeit Ihrer Kunden.  
4. Fügen Sie weitere demografische Daten wie Alter, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Bildung und Einkommen hinzu, um Ihr ideales Kundenprofil zu verfeinern.  
5. Stellen Sie die wichtigsten Hindernisse und Probleme Ihrer Kunden heraus.  
6. Erläutern Sie, wie Ihre Lösung diese Probleme angeht.  

In der Fertigung hilft die Kenntnis der Vorlieben, Herausforderungen und des Kaufverhaltens Ihrer Kunden - unabhängig davon, ob es sich um Distributoren, Grosshändler oder Direktkunden handelt - dabei, das CRM auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden und so die Kundenzufriedenheit und -treue zu erhöhen. 

2. Prozesse bewerten und dokumentieren  

Bestehende Betriebsabläufe sind möglicherweise nicht die effizientesten. Auch wenn detaillierte Bewertungen viel Zeit und Teamarbeit erfordern, sollten Sie diesen Schritt nicht auslassen. Die Erkenntnisse, die Sie bei dieser Bewertung gewinnen, werden die Anforderungen für eine frühzeitige Implementierung festlegen.  

Ausserdem können bestimmte Prozesse nicht immer innerhalb eines CRM-Systems ausgeführt werden. Das Implementierungsteam wird ein besseres Verständnis dafür entwickeln, wie sich bestimmte Konfigurations- oder Automatisierungseinstellungen auf Teams auswirken, die ausserhalb von Salesforce arbeiten.  

So dokumentieren Sie Ihre Prozesse:  

• Skizzieren Sie bis zu fünf Prozesse, die für Ihr Unternehmen umsatzfördernd sind.  
• Identifizieren Sie bis zu fünf unterstützende Prozesse, die nicht direkt zur Umsatzsteigerung beitragen, aber die Kernprozesse unterstützen.  
• Sorgen Sie für Effizienz bei den unterstützenden Prozessen, um wertvolle Ressourcen auf die Kerngeschäftsfunktionen zu lenken.  
• Dokumentieren Sie den aktuellen Stand dieser Prozesse.  
• Holen Sie Feedback von den Teams ein, was gut funktioniert und was verbessert werden muss. 

3. Bewerten Sie die Datenqualität  

Die Migration von Daten ist wie ein Umzug in ein neues Haus. Wenn Sie Ihre Sachen packen, können Sie die Gelegenheit nutzen, um zu entrümpeln und die Dinge zu identifizieren, die Sie nicht mehr brauchen.  

In ähnlicher Weise können Sie bei der Vorbereitung einer Salesforce-Implementierung die gleiche Gelegenheit nutzen.  

Daten zu haben bedeutet nicht unbedingt, dass sie in das neue CRM migriert werden sollten. Denken Sie nur an die Anzahl der doppelten Kontakte, die man in einem System haben könnte. Das kommt häufiger vor, als man denkt.  

Führen Sie eine Datenqualitätsprüfung durch und entscheiden Sie, welche Daten Sie in das neue CRM mitnehmen wollen:  

• Dokumentieren Sie, welche Daten gesammelt werden, wo und wie sie gesammelt werden. 
• Identifizieren und beseitigen Sie Duplikate. 
• Identifizieren Sie alle fehlenden Felder. 
• Beurteilen Sie das Alter Ihrer Daten. 
• Führen Sie eine Bestandsaufnahme des Umfangs Ihrer Daten durch.  

Die Sicherstellung einer hohen Datenqualität beugt Problemen vor und erleichtert einen reibungsloseren CRM-Betrieb, der die Entscheidungsfindung und die strategische Planung verbessert. 

4. Führen Sie ein System-Audit durch  

Die Bewertung Ihrer Verfahren kann zu Verbesserungen der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen führen, und die regelmässige Überprüfung Ihrer technischen Tools kann dazu beitragen, Redundanzen und potenzielle Mehrausgaben zu ermitteln. Möglicherweise finden Sie sich überschneidende Funktionen, wie z. B. Systeme, die nicht mehr benötigt werden, sobald die Teams zu Salesforce CRM wechseln.  

Behalten Sie anstehende Erneuerungen im Auge, da sie sich auf das angestrebte Go-Live-Datum auswirken könnten.  

Tipps zur Durchführung einer Systemprüfung:  

• Erstellen Sie ein gemeinsames Dokument, in dem Sie alle in Ihrem Unternehmen genutzten Technologieanwendungen auflisten, zusammen mit der Anzahl der Lizenzen und dem Verlängerungsdatum.  
• Ermitteln Sie alle Tool-Redundanzen, ungenutzte Lizenzen und Anwendungen, die mit Salesforce integriert werden müssen. 

5. Planen Sie den Zeitplan für die Implementierung  

Bei der Implementierung von Salesforce gibt es einige Strategien zu berücksichtigen.  

Beim "Big Bang"-Ansatz wird gewartet, bis alle Funktionen erstellt und getestet sind, bevor sie für das Unternehmen freigegeben werden.  

Die Alternative ist ein schrittweiser Ansatz, bei dem Teile des Systems oder Funktionen schrittweise für die Benutzer eingeführt werden.  

Der schrittweise Ansatz hilft, Störungen für Mitarbeiter und Kunden zu minimieren, unmittelbare Bedürfnisse zu priorisieren und Probleme zu erkennen, die bei der Einführung neuer Funktionen auftreten können.   

Hersteller haben oft enge Produktionspläne und können sich keine grösseren Ausfallzeiten leisten. Eine schrittweise Einführung des CRM-Systems kann hier Abhilfe schaffen und sicherstellen, dass wichtige Abläufe ohne Unterbrechung weiterlaufen.  

6. Identifizieren Sie die Beteiligten  

Auch wenn Sie wahrscheinlich wissen, wer an dem Einführungsprojekt beteiligt sein sollte, ist es von Vorteil, einen Rahmen zu schaffen, in dem alle Beteiligten die gleichen Ziele verfolgen.  

Ein wichtiger Teil dieses Prozesses ist die Ermittlung der Entscheidungsträger, einschliesslich aller relevanten Interessengruppen, die Beiträge liefern und Änderungen an Prozessen und am Projektumfang genehmigen.  

Beziehen Sie bei jedem Salesforce-Projekt die wichtigsten Stakeholder ein, z. B. den Entscheidungsträger, den Projektmanager und die Geschäfts- oder Endbenutzer.  

Legen Sie die Rollen und Zuständigkeiten der Beteiligten in Bezug auf ihre Fähigkeit zur Beeinflussung und Entscheidungsfindung in Bezug auf die folgenden Punkte klar fest:  

• Budget   
• Zeitplan   
• Umfangsänderungen und Änderungswünsche  
• Geschäftsprozesse 

7. Gewährleistung der Sicherheit  

Sicherheit umfasst mehr als nur die Verwaltung des Systemzugriffs, um festzulegen, welche Salesforce-Objekte Benutzer anzeigen können. Es geht auch darum, die gewünschte Benutzererfahrung für jede einzelne Benutzergruppe festzulegen. Gängige Benutzergruppen sind Vertrieb, Service, Finanzen, Geschäftsführung, Betrieb und Verwaltung.  

Es reicht jedoch nicht aus, nur zu wissen, welche Funktionen für ein bestimmtes Benutzerprofil zugänglich sein sollen. Es ist entscheidend, einen bestimmten Prozess umfassend zu untersuchen, Überschneidungen zwischen den Gruppen zu erkennen und ihre gegenseitigen Auswirkungen zu verstehen.  

• Bestimmen Sie die erforderliche Anzahl von Benutzerprofilen für Ihr Unternehmen.   
• Bewerten Sie die Zugriffsebenen jedes Benutzerprofils auf bestimmte Objekte auf der Grundlage ihrer Rollen und Funktionen.   
• Unterscheiden Sie für jedes Benutzerprofil zwischen Objekten, die nur angezeigt werden können, und solchen, die bearbeitet werden können, je nach ihren jeweiligen Verantwortlichkeiten und Aufgaben.   

Für Hersteller ist der Schutz sensibler Informationen wie geschützter Designs, Kundendaten und Lieferantenverträge von entscheidender Bedeutung. Ein robuster Sicherheitsrahmen innerhalb des CRM-Systems schützt diese Werte und schafft Vertrauen bei Kunden und Partnern. 

8. Entwicklung eines Schulungs- und Einführungsplans  

Um eine erfolgreiche Salesforce-Implementierung zu gewährleisten, ist die Schulung von grösster Bedeutung. Es ist unerlässlich, einen gut strukturierten Schulungsplan zu erstellen, der den Benutzern Wissen über die Systemnutzung und Optimierungstechniken vermittelt. 

Die Erstellung eines dokumentierten Schulungsplans für Ihre Mitarbeiter wird die Systemakzeptanz verbessern und als wertvolle Ressource für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dienen.  

Tipps für Schulung und Einführung:  

• Halten Sie kurze, interaktive Schulungssitzungen ab.   
• Teilen Sie die Schulung in überschaubare Abschnitte auf.   
• Stellen Sie Spickzettel zum einfachen Nachschlagen bereit.   
• Ermöglichen Sie es den Benutzern, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.   
• Richten Sie einen Helpdesk oder eine Kontaktperson für Fragen ein.   
• Bieten Sie Anreize wie Belohnungen, um das Engagement zu fördern.   

Lesen Sie in unserem Leitfaden, wie Sie Ihre Mitarbeiter auf den Wandel vorbereiten und versteckte Kosten vermeiden können.   

9. Abschätzen des Budgets  

Verstehen Sie die Kosten, die mit der CRM-Integration verbunden sind, einschliesslich Datenmigration, Anpassung, Integration von Drittanbietern und laufendem Support. Berechnen Sie die Menge der zu übertragenden Daten, bewerten Sie die Komplexität Ihrer Geschäftsabläufe, und erkennen Sie die Software von Drittanbietern, die mit Salesforce verbunden werden muss.  

Berücksichtigen Sie diese Kostenfaktoren: 

• Volumen der Datenmigration  
• Komplexität der Anpassung  
• Anforderungen an die Integration von Drittanbietern  
• Laufende Unterstützung und Wartung  

Fertigungsunternehmen arbeiten oft mit knappen Budgets, und unerwartete Kosten können Projekte zum Scheitern bringen. Eine genaue Einschätzung des Budgets stellt sicher, dass Sie genügend Ressourcen für die Implementierung und künftige Erweiterungen bereitstellen, um finanzielle Belastungen zu vermeiden. 

10. Planen Sie für den laufenden Support  

Unabhängig davon, ob Sie über eine Gruppe interner Salesforce-Entwickler und -Administratoren verfügen oder nicht, fallen zwangsläufig Kosten für die Wartung des Systems nach der Bereitstellung an.  

Für manche Unternehmen kann es von Vorteil sein, ein internes Team einzurichten, das sich um alle Probleme kümmert und Verbesserungen implementiert.  

Die Beauftragung eines Implementierungspartners trägt nicht nur dazu bei, die mit der Einstellung eines Vollzeitmitarbeiters verbundenen Kosten zu minimieren, sondern ermöglicht auch den Zugang zu unserem Fachwissen über die neuesten Versionen und unsere Branchenerfahrung.  

Durch den kontinuierlichen Support wird sichergestellt, dass das CRM-System auch weiterhin den sich entwickelnden Geschäftsanforderungen und technologischen Fortschritten gerecht wird und somit seinen Wert über die Zeit erhält. Legen Sie einen Zeitplan für Systemaktualisierungen und Funktionsfreigaben fest, umreissen Sie die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung von Systemverbesserungen und Fehlerbehebungen und planen Sie Wartung, Sicherheit und Datensicherung. 

Salesforce-Implementierungspartner der Wahl 

Durch die Berücksichtigung dieser zehn Überlegungen kann Ihr Unternehmen eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Salesforce-Implementierung schaffen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das System Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht und Ihre langfristigen Ziele unterstützt, um letztendlich das Wachstum und die Effizienz Ihrer Produktionsabläufe zu fördern.  

Wir bei ACTUM Digital wissen, dass die Implementierung einer neuen CRM-Lösung eine Herausforderung darstellen kann. Deshalb bieten wir einen umfassenden Implementierungsservice, der die Einführung eines neuen CRM-Systems nahtlos und effizient gestaltet. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, und lassen Sie sich von uns zu einer Kundenbindungsrate führen, die Sie in dieser wettbewerbsintensiven Branche auszeichnet.