CMS: überspring den Vergleich von Merkmalen und erstelle stattdessen Benutzerszenarien

Die Rolle von Content-Management-Systemen wird immer wichtiger. Wie wählen Sie das beste System für Ihr Unternehmen aus? Der scheinbar logischste Weg ist, die Anzahl der Funktionen zu vergleichen, die jedes CMS enthält. Nun, ja, aber was ist, wenn die meisten CMS-Systeme die gleichen Funktionen enthalten? Dann müssen Sie herausfinden, wie gut sie funktionieren und welche Möglichkeiten sie Ihnen bieten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können.

Wie wichtig die Wahl des richtigen CMS ist

Als jemand, der täglich mit Content Management arbeitet, wissen Sie, wie wichtig die Auswahl der richtigen Plattform ist. Ihr Erfolg hängt davon ab. Das CMS, für das Sie sich entscheiden, wird bestimmen, wie viel Zeit und Energie Sie für die täglichen Aufgaben aufwenden müssen, wie stressig Ihr Tag sein wird und wie viel Anerkennung Sie von Ihren Kollegen erhalten werden. Daher ist es wichtig, eine kluge Wahl zu treffen.

Jeder, der über die Anschaffung eines CMS nachdenkt, wird schnell feststellen, dass er ohne vorherige Erfahrung bei der Auswahl eines CMS kaum eine Chance hat, sich ein fundiertes Urteil darüber zu bilden, welches CMS für seine Zwecke am besten geeignet sein wird. Allein die Prüfung der Details von Hunderten von Funktionen übersteigt die zeitlichen Möglichkeiten der meisten Menschen. Hinzu kommt, dass Sie möglicherweise nicht genau wissen, welche Funktionen Sie brauchen und welche nicht, oder nach welchen Kriterien Sie deren Nutzen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bewerten sollen.

Benutzerszenarien verstehen und warum sie für die CMS-Auswahl wichtig sind

Es mag zwar verlockend sein, einfach die Funktionslisten verschiedener CMS-Systeme zu vergleichen und sich dann für das System zu entscheiden, das scheinbar alles enthält, was man braucht, aber wir empfehlen, eine Methode auszuprobieren, mit der man garantiert eine bessere Entscheidung trifft.

Wählen Sie ein CMS danach aus, wie gut es die Aufgaben und Anforderungen Ihrer wichtigsten Benutzerszenarien erfüllt. Auf diese Weise wissen Sie, ob das Tool Ihnen wirklich die gewünschten Ergebnisse liefert. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen den anspruchsvollen Einsatz eines CMS erfordert oder ob Sie ein Produktionsunternehmen sind, das nur sehr einfach mit Inhalten arbeitet, denken Sie daran, dass die Benutzerszenarien sowohl die Bedürfnisse der internen als auch der externen Benutzer berücksichtigen müssen. Die Qualität der Kundenerfahrung hängt weitgehend davon ab, wie gut Ihre Mitarbeiter mit dem CMS arbeiten.

Das Geheimnis des Erfolgs liegt in der Art und Weise, wie Sie die Funktionen nutzen, um eine bestimmte Situation oder ein Problem Ihrer Kunden zu lösen, d. h. in ihrer Verwendung in Ihren spezifischen Benutzerszenarien.

Benutzerszenarien sind im Wesentlichen kurze Momentaufnahmen bestimmter Teile der Erfahrungen Ihrer Kunden. Sie geben nicht nur einen Einblick in die spezifische Situation, in der sich Ihre Kunden befinden, und in das Problem, das sie lösen müssen, sondern fügen auch nützlichen Kontext hinzu. Sie können selbstverständlich mehrere Szenarien vorbereiten - und sie mit echten Nutzern diskutieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidung für einen CMS-Anbieter auf realen Kosten und Vorteilen beruht und nicht nur auf dem Listenpreis und Ihrem allgemeinen Gefühl für das Angebot.

Beispiel eines Benutzerszenario

Durch die Erstellung von Benutzerszenarien können Sie sehen, wie ein CMS in realen Situationen funktioniert und ob es Ihren Anforderungen entspricht. Hier ist ein Beispiel:

Ein Kunde möchte ein Produkt auf Ihrer Website kaufen. Er sollte das Produkt leicht finden können, klare Fotos und Beschreibungen sehen und einen reibungslosen Kassiervorgang haben. Wenn Ihr CMS schwer zu navigieren ist oder keine guten E-Commerce-Funktionen bietet, können Sie Umsätze verlieren.

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Benutzerszenario Unternehmen bei der Bewertung von CMS-Optionen helfen kann. Wenn Sie mehr Szenarien erstellen und diese mit echten Nutzern diskutieren, können Sie ein besseres Gefühl dafür bekommen, wie ein CMS für Ihr Unternehmen funktionieren wird.

Wie man Benutzerszenarien zur Bewertung von CMS-Optionen einsetzt

Nehmen wir an, Sie sind Teil eines Marketingteams, das bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten für die Website Ihres Unternehmens zusammenarbeiten möchte. Sie können ein Benutzerszenario verwenden, um verschiedene CMS-Optionen auf der Grundlage von Funktionen, wie die Zusammenarbeit und das Workflow-Management, Zugriffskontrolle und Berechtigungen, Versionierung und Rollback-Funktionen sowie die Integration mit anderen Marketing-Tools, zu bewerten.

Indem Sie eine hypothetische Situation schaffen, in der Sie eine neue Landing Page erstellen und veröffentlichen müssen, können Sie testen, wie einfach es ist, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen, Inhalte zu überprüfen, zu genehmigen und die Seite zu veröffentlichen. Sie können auch beurteilen, wie einfach sich das CMS in andere Marketing-Tools wie E-Mail-Marketing-Software, Social-Media-Management-Plattformen oder CRM-Systeme (Customer Relationship Management) integrieren lässt. Was ist, wenn Sie eine E-Commerce-Website sind, und Sie Ihre Produktlisten und Bestellungen verwalten möchten? Sie können ein Benutzerszenario verwenden, um verschiedene CMS-Optionen auf der Grundlage von Produktverwaltungsfunktionen, Zahlungs- und Versandintegration, Auftragsverfolgung und -abwicklung, Bestandsverwaltung und SEO-Optimierung zu bewerten.

Indem Sie eine hypothetische Situation schaffen, in der ein Kunde eine Bestellung auf Ihrer Website aufgibt, können Sie testen, wie einfach es ist, Zahlungsgateways und Versandoptionen einzurichten, Bestellungen zu verfolgen und den Produktkatalog und Bestand zu verwalten. Sie können auch beurteilen, wie gut das CMS die SEO-Optimierung für Produktlisten unterstützt, z. B. die Erstellung von Produktbeschreibungen, das Hinzufügen von Meta-Tags und die Optimierung von Produktbildern.

Wie holt man das Beste aus Benutzerszenarien heraus?

Betrachten Sie Ihr CMS im Zusammenhang mit der Leistung der internen Benutzer, den finanziellen und technologischen Einschränkungen Ihres Unternehmens - und vor allem mit der Zufriedenheit Ihrer Kunden. Deren Zufriedenheit ist eine Voraussetzung für den geschäftlichen Nutzen der ganzen Sache. Die meisten von ihnen werden nicht nur immer wieder zu Ihnen zurückkommen, sondern auch mehr ausgeben, wenn Sie ihnen ein nahtloses, personalisiertes Kundenerlebnis bieten können.